Terug van vakantie? Zo voorkomt u chaos in Q4

Een Q4-piek ontstaat zelden van de ene op de andere dag. De druk loopt meestal geleidelijk op. Er komt extra voorraad binnen, snellopers krijgen meer volume en het aantal bewegingen in het magazijn neemt toe.

Dat lijkt in eerste instantie beheersbaar. Een paar pallets kunnen tijdelijk ergens anders staan en een extra rolcontainer vindt meestal nog wel een plek. Maar als tijdelijke oplossingen zich opstapelen, ontstaat al snel een minder overzichtelijke werkomgeving.

Denk aan:

• pallets die delen van een gangpad innemen;

• rolcontainers die op verschillende plekken worden geparkeerd;

• voorraad die verder van de picklocatie ligt;

• medewerkers die vaker moeten omlopen;

• transportmiddelen die niet beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn;

• extra handelingen om dezelfde order te verwerken.

Het gevolg is niet alleen tijdverlies. Een voller magazijn kan ook de veiligheid, doorstroming en overzichtelijkheid onder druk zetten.

Wie het magazijn nu voorbereidt op Q4, heeft nog tijd om gericht aanpassingen te doen.

U hoeft niet direct uw hele magazijn opnieuw in te richten. Begin met de plekken waar de operatie nu al stroef loopt.

1. Waar zitten nu al opstoppingen?

Loop eens door uw magazijn alsof u zelf een order verwerkt.

Waar moet u wachten? Waar staan regelmatig pallets of bakken in de weg? Op welke locaties kruisen voetgangers en intern transport elkaar vaak?

Let vooral op:

• goederenontvangst;

• orderpickzones;

• expeditie;

• gangpaden;

• bufferlocaties;

• retourstromen.

Een klein knelpunt op een gemiddelde werkdag kan tijdens een piekperiode een groot probleem worden.

Een eenvoudige oefening helpt: volg één order van ontvangst of opslag tot verzending en noteer iedere onnodige omweg, wachttijd of extra handeling.

Meer voorraad betekent niet automatisch dat u meer vierkante meters nodig heeft. Vaak kunt u eerst kijken of de bestaande ruimte efficiënter kan worden benut.

Controleer bijvoorbeeld:

• staan snellopers op de best bereikbare locaties?

• gebruikt u de beschikbare hoogte voldoende?

• staat langzaamlopende voorraad op waardevolle picklocaties?

• kunnen artikelen efficiënter in magazijnbakken worden opgeslagen?

• kunt u met stapelrekken tijdelijk extra opslagcapaciteit creëren?

• zijn palletstellingen of legbordstellingen logisch ingedeeld?

Kijk daarbij niet alleen naar de hoeveelheid voorraad, maar ook naar de manier waarop medewerkers die voorraad moeten bereiken. Extra capaciteit heeft weinig waarde wanneer medewerkers daardoor langere routes moeten lopen of goederen meerdere keren moeten verplaatsen.

Tijdens drukke perioden neemt niet alleen de voorraad toe. Ook het aantal interne bewegingen groeit.

Controleer daarom of u voldoende middelen beschikbaar heeft om goederen efficiënt te verplaatsen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• rolcontainers;

• magazijnwagens;

• steekwagens;

• platformwagens;

• palletwagens;

• bakken en kratten voor intern transport.

Controleer ook de staat van het materiaal. Een defect wiel aan een rolcontainer lijkt misschien een klein probleem, maar tijdens een piekdag wilt u geen bruikbaar transportmiddel missen.

Niet iedere capaciteitsvraag vraagt om dezelfde oplossing.

Dat onderscheid is belangrijk wanneer u uw magazijn voorbereidt op Q4.

Structurele capaciteitsproblemen

Heeft u het hele jaar door meer voorraad en hogere volumes? Dan is het verstandig om naar een structurele oplossing te kijken.

Dat kan bijvoorbeeld betekenen:

• extra pallet- of legbordstellingen plaatsen;

• bestaande opslaglocaties anders indelen;

• magazijnbakken standaardiseren;

• meer intern transportmateriaal inzetten;

• werkplekken opnieuw inrichten.

Ook gebruikte opslag- en transportmiddelen kunnen interessant zijn. Daarmee kunt u bestaande capaciteit uitbreiden zonder dat nieuw materiaal altijd noodzakelijk is.

Tijdelijke Q4-pieken

Verwacht u vooral in november en december extra drukte? Dan hoeft u niet automatisch permanent capaciteit toe te voegen.

Tijdelijke oplossingen kunnen dan beter passen.

Denk bijvoorbeeld aan het huren van extra opslag- of transportmiddelen voor de periode waarin u ze daadwerkelijk nodig heeft.

Zo kunt u capaciteit opschalen wanneer de orderdruk stijgt en weer terugbrengen wanneer de piek voorbij is.

Dat voorkomt dat u de rest van het jaar ruimte kwijt bent aan middelen die u nauwelijks gebruikt.

Met een aantal relatief eenvoudige ingrepen kunt u veel onrust voorkomen.

Artikelen die vaak worden gepickt, horen op goed bereikbare locaties.

Toch blijven magazijnindelingen vaak lange tijd hetzelfde, terwijl het assortiment en de vraag veranderen.

Bekijk daarom vóór Q4 welke producten u het vaakst verwacht te verwerken.

Door deze dichter bij de orderpick- of expeditiezone te plaatsen, kunt u onnodige loop- en rijafstanden beperken.

2. Maak vooraf een tijdelijke piekzone

Extra voorraad komt tijdens Q4 vaak sneller binnen dan verwacht.

Bepaal daarom vooraf waar tijdelijke buffer- of actievoorraad mag worden geplaatst.

Een vaste piekzone voorkomt dat medewerkers zelf beschikbare plekken gaan zoeken. Daardoor blijven gangpaden, werkplekken en verkeersroutes overzichtelijk.

Zorg er wel voor dat tijdelijke opslag veilig blijft en geen nooduitgangen of belangrijke routes blokkeert.

3. Standaardiseer bakken en opslaglocaties

Hoe drukker het magazijn, hoe belangrijker herkenbaarheid wordt.

Met vaste opslaglocaties en uniforme magazijnbakken maakt u sneller duidelijk waar goederen horen.

Dat helpt niet alleen vaste medewerkers. Ook tijdelijke of nieuwe medewerkers kunnen eenvoudiger begrijpen hoe de inrichting werkt.

U voorkomt daarmee zoekwerk, verkeerd teruggeplaatste artikelen en onnodige verplaatsingen.

4. Zorg voor voldoende intern transport

Tijdens piekperioden wordt intern transport intensiever gebruikt.

Wanneer drie medewerkers tegelijkertijd dezelfde magazijnwagen of rolcontainer nodig hebben, ontstaat wachttijd.

Controleer daarom niet alleen hoeveel transportmiddelen u gemiddeld gebruikt, maar hoeveel u tijdens de drukste momenten nodig heeft.

Extra rolcontainers, magazijnwagens of andere hulpmiddelen kunnen relatief eenvoudig extra capaciteit creëren.

5. Leg een plan B klaar

Een goede Q4-planning houdt rekening met afwijkingen.

Wat doet u bijvoorbeeld wanneer:

• de voorraad hoger uitvalt dan verwacht?

• een levering eerder binnenkomt?

• een transportmiddel uitvalt?

• een actie veel succesvoller is dan gepland?

• u tijdelijk extra personeel inzet?

Bepaal vooraf welke ruimte, opslagmiddelen en transportmiddelen u kunt toevoegen.

Dan hoeft u tijdens de piek niet eerst nog een oplossing te bedenken.

Een hogere bezettingsgraad mag niet ten koste gaan van veiligheid.

Juist tijdens drukte ligt improvisatie op de loer. Een pallet wordt ‘even’ in een gangpad gezet of rolcontainers blijven langer op een tijdelijke locatie staan.

Daarmee kunnen overzichtelijke routes langzaam verstopt raken.

Controleer daarom regelmatig:

• of loop- en rijroutes vrij blijven;

• of nooduitgangen bereikbaar zijn;

• of voorraad stabiel wordt opgeslagen;

• of tijdelijke opslaglocaties duidelijk zijn;

• of medewerkers voldoende ruimte houden om veilig te manoeuvreren;

• of beschadigde opslag- en transportmiddelen uit gebruik worden genomen.

Een veilige inrichting ondersteunt bovendien de efficiëntie. Duidelijke routes en vaste locaties maken het makkelijker om goederen zonder onnodige bewegingen door het magazijn te laten gaan.

Ieder magazijn heeft andere processen, volumes en beschikbare ruimte. Daarom bestaat er geen standaardoplossing voor iedere Q4-piek.

Kruizinga helpt organisaties met verschillende opslag- en transportmiddelen om hun interne logistiek praktisch in te richten.

Afhankelijk van uw situatie kunt u bijvoorbeeld denken aan:

Het belangrijkste is dat de oplossing past bij uw dagelijkse operatie. Niet zoveel mogelijk middelen toevoegen, maar de juiste combinatie kiezen van opslag, transport en flexibiliteit.

Een druk Q4 hoeft niet automatisch een chaotisch Q4 te zijn.

Door nu uw opslagcapaciteit, magazijnindeling, transportmiddelen en piekzones te controleren, voorkomt u dat kleine knelpunten later grote gevolgen krijgen.

Kijk daarbij niet alleen naar hoeveel extra materiaal u nodig heeft. De combinatie van een slimme inrichting, duidelijke werkafspraken en voldoende flexibele capaciteit maakt uiteindelijk het verschil.

Wilt u weten welke opslag- en transportmiddelen aansluiten op uw verwachte Q4-piek? Kruizinga denkt graag met u mee op basis van uw ruimte, processen en verwachte piekbelasting.